ЭТрН и 1С: что настроить, чтобы накладные не вести руками
Учёт ведётся в 1С. Что нужно, чтобы электронные накладные попадали в учётную систему?
Нужна электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Основания
«Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной.» полный текст нормыпервоисточник
«1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу с 1 сентября 2025 года, за исключением положений, для которых настоящей статьей установлены иные сроки вступления их в силу… 4. Подпункт «б» пункта 1 статьи 1, статьи 2 и…» полный текст нормыпервоисточник
«1. Определить случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка … оформляются на бумажном носителе, согласно приложению к настоящему приказу. 2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2026 г. и действует…» полный текст нормыпервоисточник
«Обмен электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, а также направление таких документов и сведений в государственную информационную систему…» полный текст нормыпервоисточник
«Файл обмена информации грузоотправителя подписывается УКЭП или УНЭП грузоотправителя (лица, уполномоченного на подписание электронной транспортной накладной от имени грузоотправителя, или лица, осуществляющего погрузку…» полный текст нормыпервоисточник
«Электронные перевозочные документы подписываются участниками информационного взаимодействия усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица…» полный текст нормыпервоисточник
«Грузоотправитель, грузополучатель и уполномоченное лицо перевозчика подписывают титулы УКЭП (либо УНЭП из приложения «Госключ»); сотруднику, подписывающему своей КЭП физического лица, дополнительно нужна машиночитаемая…» полный текст нормыпервоисточник
«Наличие файлов обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки и информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового…» полный текст нормыпервоисточник
Что подписываете лично вы
- Т1 — Сведения о грузе и сторонах перевозки: УКЭП (руководитель, ИП) или УКЭП+МЧД (сотрудник), до отправки груза, до погрузки
- Т6 — Подтверждение стоимости грузоотправителем (заказчиком): УКЭП (руководитель, ИП) или УКЭП+МЧД (сотрудник), после Т5
Цепочка титулов
| Что это | Кто подписывает | Чем | Когда | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Т1 | Сведения о грузе и сторонах перевозки | грузоотправитель | УКЭП (руководитель, ИП) или УКЭП+МЧД (сотрудник) | до отправки груза, до погрузки | обяз. |
| Т2 | Приём груза при погрузке | перевозчик (или уполномоченное им лицо); водитель — дополнительно | обязательно: УКЭП/УНЭП (Госключ) перевозчика (УКЭП+МЧД для сотрудника); водитель может подписать ПЭП в приложении оператора ДО подписи перевозчика | при погрузке | обяз. |
| Т3 | Приём груза грузополучателем | грузополучатель или уполномоченное им лицо | УКЭП (руководитель, ИП) или УКЭП+МЧД (сотрудник) | при приёмке груза | обяз. |
| Т4 | Сдача груза при выгрузке | перевозчик (или уполномоченное им лицо); водитель — дополнительно | обязательно: УКЭП/УНЭП (Госключ) перевозчика (УКЭП+МЧД для сотрудника); водитель может подписать ПЭП в приложении оператора ДО подписи перевозчика | при выгрузке — завершение перевозки | обяз. |
| Т5 | Сведения перевозчика о стоимости перевозки | перевозчик | УКЭП+МЧД | после завершения перевозки | если стоимость перевозки фиксируется в накладной |
| Т6 | Подтверждение стоимости грузоотправителем (заказчиком) | грузоотправитель | УКЭП (руководитель, ИП) или УКЭП+МЧД (сотрудник) | после Т5 | если оформлен Т5 |
| Т7 | Переадресация груза | перевозчик | УКЭП+МЧД | в пути, по уведомлению грузоотправителя или грузополучателя | смена грузополучателя или адреса доставки в пути |
| Т8 | Замена водителя или транспортного средства | перевозчик | УКЭП+МЧД | в момент замены | замена водителя или ТС в ходе рейса |
Что нужно подготовить
- Договор с оператором информационной системы ЭПД из реестра аккредитованных Минтрансом операторов.
- КЭП физического лица на каждого сотрудника, который будет подписывать титулы.
- МЧД на этих сотрудников с полномочием на подписание перевозочных документов (транспортной накладной, заказа, заявки), зарегистрированная в нужном реестре.
- Настроить обмен в 1С (сервис 1С:ЭПД или интеграция вашего оператора) — иначе накладные придётся вести в кабинете оператора вручную и сверять с учётом.
- Договориться с контрагентом, что после рейса формируются оба файла о стоимости (в нумерации операторов Т5 и Т6). Формально они опциональные, и именно поэтому их часто не делают — но без них ЭТрН не является первичным учётным документом по 402-ФЗ, и расходы на перевозку нечем закрыть.
Закрепить в договоре
- Приложение об электронном документообороте перевозочных документов: через каких операторов идёт обмен, кто кого приглашает, сроки подписания каждого титула.
- Ответственность за неподписание титула в срок — иначе рейс закрыт, а документ нет.
- Порядок действий при сбое: кто фиксирует, кто составляет акт, как оформляется бумага по п. 5 приказа № 262 и как документ потом попадает в систему.
Внимание
Это не юридическая консультация. Каждый вывод сопровождается нормой — проверьте её по первоисточнику. Пометка «текст не сверён» означает, что дословную редакцию мы по первоисточнику не читали.
Что настраивается в 1С и в каком порядке
Обмен перевозочными документами живёт не в самой 1С, а в сервисе оператора, к которому она подключается. Порядок обычно такой: сначала в программе включается сам сервис ЭПД, затем указываются организация и подписанты, затем настраивается связь с контрагентами. Пока не пройден третий шаг, накладная будет формироваться, но никуда не уходить — это и есть самая частая жалоба «сделал всё, а документ не отправляется».
Подписи настраиваются отдельно от обмена. Сертификат должен быть виден программе, а не просто лежать на компьютере: если подписант работает через МЧД, доверенность к этому моменту уже должна быть зарегистрирована, иначе программа даст подписать, а на стороне оператора документ отклонится.
Где обычно ломается
Нетиповая конфигурация. Если 1С дорабатывалась под склад или под собственную логистику, модуль ЭПД может конфликтовать с доработками печатных форм и статусов. Это не настраивается за час — сначала смотрят, что именно переопределено.
Старый релиз. Поддержка перевозочных документов появляется обновлением, и на релизе двухлетней давности нужных объектов в конфигурации просто нет.
Роуминг. Ваш контрагент почти наверняка сидит у другого оператора. Обмен между операторами настраивается заявкой и включается не мгновенно — закладывайте на это несколько дней до первого реального рейса.
Как понять, что именно у вас за 1С
Прежде чем что-то настраивать, выясните три вещи, и лучше письменно у того, кто вас обслуживает. Первое — название и версия конфигурации: перевозочные документы живут не во всех, и в бухгалтерской редакции их может не быть вовсе, а в торговой или складской они появляются по-разному. Второе — типовая она или дописанная: если печатные формы, статусы документов или обмен с контрагентами когда-то дорабатывали под вас, обновление с поддержкой перевозочных документов может встать не с первого раза. Третье — как вы обновляетесь: сами, силами франчайзи или вообще давно не обновлялись.
Ответы на эти три вопроса определяют, укладывается ли настройка в один день или превращается в проект на две недели. Продавцы сервисов обещают «подключение за час», и для чистой типовой свежего релиза это правда. Для дописанной конфигурации трёхлетней давности — нет.
Порядок, в котором стоит идти
Начните не с накладной, а с обмена: сначала убедитесь, что программа вообще переписывается с контрагентами электронными документами. Если у вас уже ходят счета-фактуры и акты, половина пути пройдена — оператор подключён, подписи работают, остаётся добавить перевозочные документы. Если ЭДО у вас нет совсем, сначала разворачивайте его, и только потом перевозку.
Дальше — подписанты. В программе указывается, кто и чем подписывает, и здесь чаще всего ломается: сертификат стоит на одном компьютере, а документы формирует другой человек. Решите это до первого рейса, а не в момент, когда машина под погрузкой.
Последним настраивайте сам рейс: справочники машин и водителей, адреса погрузки и выгрузки, шаблон документа. Это скучная часть, но именно из-за пустых справочников первые накладные заполняются руками по двадцать минут, и люди делают вывод, что электронная накладная неудобна.
Чего не стоит ждать от программы
Учётная система не заменяет договорённостей с контрагентами. Она сформирует и отправит документ, но не заставит вашего получателя его принять и не подскажет, что у него нет подписанта. Организационную часть — кто, когда и что нажимает на той стороне — по-прежнему приходится проговаривать людям, а не программам.
И не рассчитывайте, что всё поедет через одну кнопку с первого дня. Проведите один рейс целиком, от формирования до закрытия всех подписей, и посмотрите, где встали. Один такой прогон экономит больше, чем неделя чтения инструкций.
Проверить свою схему
Если ваша перевозка устроена иначе — пройдите конфигуратор: 5–13 вопросов, вердикт со ссылкой на конкретный пункт нормы.
Коротко: частые вопросы по этой схеме
1с этрн?
Нужна электронная транспортная накладная (ЭТрН). Договор перевозки груза заключается — его подтверждает транспортная накладная.
Этрн в 1с?
Договор с оператором информационной системы ЭПД из реестра аккредитованных Минтрансом операторов. КЭП физического лица на каждого сотрудника, который будет подписывать титулы.
Настроить этрн в 1с?
Т1 — Сведения о грузе и сторонах перевозки: подписывает грузоотправитель, УКЭП (руководитель, ИП) или УКЭП+МЧД (сотрудник), до отправки груза, до погрузки.